Kesalahan tata tulis surat dinas

Surat-menyurat merupakan salah satu sarana komunikasi yang digunakan dalam lingkungan kedinasan, baik pemerintah maupun swasta.

Penulisan surat dinas sebenarnya sudah ada aturan bakunya terutama dalam hal sistematika. Namun sepertinya aturan tersebut belum dipahami.

Kesalahan pertama yang sering muncul adalah penulisan tanggal surat. Seharusnya penulisan tanggal tidak perlu disertai tempat atau lokasi penulisan karena sudah tercantum pada kepala surat yang memuat nama dan alamat instansi pengirim surat secara lengkap. Sebagai contoh penulisan “Surakarta, 13 Maret 2010,” cukup ditulis dengan “13 Maret 2010.”

Kesalahan kedua adalah penulisan alamat yang dituju. Misalnya bentuk penulisan “Kepada Yth Bapak Drs Sutopo.” Kata “kepada” hendaknya dihilangkan. Jadi langsung pada sapaan “Yth.” Selanjutnya penulisan kata “Bapak” yang diikuti dengan gelar tidak dibenarkan. Pilihlah salah satu saja agar tidak menimbulkan kata yang mubazir atau tidak efektif. Jadi pembetulannya menjadi “Yth Drs Sutopo.”

Kesalahan ketiga ada pada bagian penutup surat. Contohnya “Atas perhatiannya diucapkan banyak-banyak terima kasih.” Jika dibaca secara sepintas memang terkesan tidak ada yang kesalahan penulisan. Namun jika dicermati akan kita temukan kesalahan yaitu pada kata “perhatiannya,” “diucapkan,” dan “banyak-banyak.” Seharusnya imbuhan “-nya” pada kata “perhatiannya” diganti dengan sapaan yang lebih hormat misalnya “Bapak/Ibu.” Kemudian “di” pada kata “diucapkan” sebaiknya juga diganti dengan sapaan yang lebih hormat misalnya kata “kami.” Kata “kami” digunakan untuk mewakili segenap unsur instansi yang menulis surat tersebut. Selanjutnya kata “banyak-banyak” dihilangkan saja karena jika dicantumkan terlalu hiperbolis. Jadi pembenarannya menjadi “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.” - Oleh : Rina Suci Cahyawati - Guru MTs Negeri Teras Boyolali